Transformation digitale : par où commencer ?

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Gestion de contenu :  3 conseils pour réussir sa transition

 Par Güray Turan, Regional Manager South EMEA, Hyland

Par essence, l’ingénierie est en perpétuelle évolution et intègre les nouvelles innovations technologiques au profit des entreprises. La gestion de ces changements peut être un processus complexe et exigeant. Les étapes sont nombreuses et les parties prenantes sont à la fois internes et externes à l’entreprise. La clé du succès réside donc dans le contrôle et la simplification des demandes. De plus, la visibilité à chaque étape du processus est également fondamentale : surtout lorsque l’entreprise a élaboré un plan en amont et a démarré sa mise en œuvre.

Parmi les difficultés inhérentes à la gestion des changements, il y a l’utilisation de systèmes plus anciens reposant sur des processus manuels qui sont aujourd’hui inefficaces, car ils ralentissent les contrôles et augmentent les coûts. Bien avant la crise sanitaire, des entreprises ont amorcé leur transition digitale notamment via la numérisation de leurs documents et leurs fichiers. Pourtant, beaucoup d’autres continuent de s’appuyer sur d’anciennes pratiques (comme le papier), pour la facturation et les comptes fournisseurs.

Pour faire face aux enjeux de la transition digitale, il existe de bonnes raisons de mettre en place un plan de services de contenu, et une gouvernance plus stricte des fichiers et des flux de travail.

La vivacité et la collaboration digitale des informations

En ce qui concerne la numérisation des documents, il n’est pas nécessaire de rappeler que le format papier est encombrant, moins sûr et moins facile à gérer que son homologue numérique ? S’il peut sembler titanesque de numériser des archives, il existe des outils qui peuvent dans un premier temps automatiser une grande partie du processus puis faciliter leur stockage, tout en renforçant leur sécurité.  La capture intelligente peut numériser un fichier et rendre le texte directement exploitable : il devient alors une donnée « vivante » plutôt qu’un texte statique plus facile à retrouver et surtout plus utile pour l’entreprise.

Accompagner le travail des équipes de façon uniformisée

D’autre part, si le contrôle reste l’élément majeur à la réussite de cette transition, il est nécessaire de préserver la collaboration et l’échange entre les équipes. Pour maintenir ce flux de travail, la communication doit être favorisée et la solidarité entre les membres de l’équipe doit être maintenue. Disposant d’un flux de travail sans obstacles et d’outils collaboratifs appropriés, la gestion se simplifie alors tout en introduisant le contrôle et la gouvernance nécessaires.

S’assurer que les membres de l’équipe travaillent sur la version la plus récente d’un document semble être évident, mais cela joue un rôle capital dans la cohérence d’un programme d’évolution. Lorsque des services et des individus de la même entreprise travaillent simultanément sur une partie commune d’un projet, il est fréquent d’avoir plusieurs versions du même document flottant entre les bureaux et les personnes. Celles-ci peuvent être éditées ou mises à jour par une personne au moment même où une autre apporte des modifications à une version antérieure. Sans contrôle approprié du processus, les erreurs deviennent plus probables et la double manipulation des documents réduit l’efficacité des équipes.

L’omniscience ne serait plus fastidieuse 

 Comme dans de nombreux domaines, on ne peut avancer avec précision sur un projet sans repères. Une vue complète de toutes les informations pertinentes permet autant de prendre des décisions judicieuses que d’atténuer d’éventuelles « zones d’ombres ».
Cela se traduit par la possibilité de rechercher rapidement et précisément n’importe quelle information au sein de l’entreprise :  un numéro de facture, un enregistrement client, les KPI d’une campagne de marketing, etc.
Au-delà de trouver des informations précises très rapidement, ces processus de recherches sont avantageux pour les prises de décisions stratégiques car constituent une vision factuelle et pertinente de l’ensemble des données de l’entreprise. Les décisions alimentées par des preuves concrètes, sont ainsi plus solides et se renforcent à chaque étape du programme.

Pour ses recherches d’information, les entreprises ont besoin d’outils qui vont bien au-delà des capacités d’un simple moteur de recherches. Elles doivent avoir un niveau de précision très pointu sur l’ensemble des bases de données, du système de stockage cloud en interne, des réseaux sociaux, les systèmes sur site internet et les moteurs de recherche externes pour trouver exactement ce dont ils ont besoin en un laps de temps très court.

L’intégration adéquate des systèmes au service de chaque employé

Force est de constater qu’il arrive que les différents formats de fichiers et les sources de données n’interagissent pas forcément correctement ; l’interopérabilité et la visibilité sont donc entravées. Au moment de la mise en place du programme de gestion de changement, les équipes commencent souvent par la partie immergée du puzzle technologique, en d’autres termes par la recherche des zones oubliées, ralentis, jugée inefficaces (mauvais partage des données) ou qui manquent de visibilité.

Ce sont souvent les logiciels historiques qui sont à l’origine des problèmes. Les grands systèmes brevetés peuvent encore contenir des données clients datant d’une dizaine d’années ou plus, qui sont indispensables à une entreprise, mais qui ne sont pas nécessairement accessibles ou exploitables par les plateformes modernes. L’intelligence économique provient de l’activation de toutes les sources possibles de données et de la prise de décisions éclairées sur la base des faits présentés. Cependant, si une partie de ces données est restreinte ou difficilement accessible, l’efficacité du système est alors compromise.

Il est important d’examiner tous les éléments d’une brique technologique et de s’assurer que les systèmes sont correctement intégrés. Le flux et la visibilité de l’information doivent être optimisés afin de déterminer les améliorations et les changements à apporter à l’entreprise. Avant cela, il faut s’occuper des supports d’information eux-mêmes, des solutions et leurs plateformes ainsi que des systèmes qui stockent et fournissent ces informations.

La gestion du changement est un élément essentiel de la croissance et de la réussite d’une entreprise. Pour garantir la réussite de tout projet d’évolution, il est essentiel de bien connaître et de se reposer sur de solides bases avant de se lancer dans l’aventure.