Covid -19 et finance : un choc malheureux mais nécessaire

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Et si la Covid-19 était un choc nécessaire pour automatiser la finance ?

Selon Sandrine Leon, Directrice France, Belgique et Luxembourg de la société Winshuttle

Depuis quelques années déjà, les Centres de Services Partagés (CSP) se multiplient au sein des moyennes et grandes entreprises, standardisant et unifiant les processus des fonctions supports, principalement celles des services financiers.
S’ils répondent en priorité à des problématiques de coûts, ils se révèlent également une source d’optimisation plus large, améliorant le professionnalisme des équipes, rendant le back-office plus agile et accélérant la digitalisation des organisations. Si les technologies d’automatisation sont aujourd’hui identifiées par les directeurs financiers comme une priorité pour renforcer l’efficacité de leurs CSP1, elles peinent encore à être déployées. La pandémie de la Covid-19 pourrait bien contribuer, malgré elle, à accélérer ce passage à l’acte.

Les CSP, partie immergée de l’iceberg en matière d’efficacité

Pour rendre leur back-office plus efficace, les entreprises commencent généralement par fusionner leurs équipes financières hétérogènes en un centre de services partagés. La consolidation de ces fonctions crée un certain degré d’efficacité, notamment en réduisant l’utilisation de systèmes financiers différents ou en évitant à plusieurs équipes d’accomplir le même travail. Toutefois, ces CSP ne font souvent que reproduire des processus existants, dispersés et inefficaces, en se bornant à les regrouper en un même lieu.

Pour obtenir un véritable retour sur investissement des services partagés, les entreprises doivent aujourd’hui passer à l’étape suivante qui consiste en une réingénierie des processus dans la nouvelle fonction consolidée en vue de rendre celle-ci aussi efficace que possible.

Si cela n’a peut-être pas été une priorité pour nombre d’entre elles jusqu’à présent, la COVID-19 pourrait bien changer la donne. Désormais, il y a une véritable nécessité pour les organisations d’être les plus légères possible sur le plan financier. À cela s’ajoute le fait qu’un grand nombre d’employés du secteur de la finance pratiquent aujourd’hui leur métier en télétravail, accentuant le besoin d’une amélioration de la technologie et d’une accélération de l’automatisation pour continuer à opérer efficacement.

Crise économique : les entreprises sur un fil

La récession économique qui s’annonce pourrait bien être d’une ampleur inédite. De nombreuses entreprises ont déjà recours au chômage partiel et bon nombre des salariés qui travaillent à distance souhaitent continuer à le faire à l’avenir. Pour les équipes financières, cela signifie que chaque « paramètre » devra être ajouté et vérifié dans une optique d’efficacité. Une visibilité financière à la minute près sera encore plus cruciale. Les entreprises vont donc devoir jouer les funambules. Si elles se contentent de faire des économies, elles vont péricliter. Ainsi, au-delà de rechercher l’efficacité, elles doivent trouver d’autres solutions pour aller de l’avant. Et la technologie peut les y aider.

Ainsi, les cerveaux doivent être utilisés en priorité pour la connaissance et non plus pour exécuter des tâches répétitives. L’IA, l’automatisation robotisée des processus (RPA) et les plates-formes d’automatisation vont servir à combler les failles éventuelles dans les processus courants et essentiels.

Un choc malheureux, mais nécessaire

Il semble évident que la COVID-19 sera le choc, certes malheureux, que de nombreux grands acteurs du secteur de la finance attendaient pour véritablement adopter l’automatisation intelligente. Ils vont ainsi se trouver contraints d’étudier comment rendre leurs processus super-efficaces. Ce que les analystes du Gartner Group ont récemment désigné sous le nom d’hyperautomatisation, qui désigne une approche consistant à identifier et à automatiser rapidement le plus grand nombre possible de processus métiers. Selon le cabinet, d’ici 2024, les entreprises réduiront leurs coûts opérationnels de 30 % en associant des technologies d’hyperautomatisation à une refonte de leurs processus opérationnels.

Au sein des équipes financières, cela concerne les processus entourant et reposant notamment sur l’ERP central ou les systèmes financiers. Nombre de ces applications nécessitent beaucoup de tâches manuelles répétitives, qui risquent de nuire à la productivité et de générer des erreurs dans les données, sans compter qu’elles ne sont pas vraiment une source d’épanouissement pour les collaborateurs.

Privilégier des solutions RPA métiers

Un RPA mis en œuvre correctement, libère l’être humain des tâches robotiques, faisant économiser des milliers d’heures de main d’œuvre chaque année et permettant aux employés de se consacrer à des tâches valorisantes, ayant un réel impact sur l’entreprise. À titre d’exemple, certaines organisations ont ainsi pu réaliser des gains de temps importants, de l’ordre de 80 à 97 %, en automatisant certains de leurs processus comme la saisie des factures fournisseurs et des documents dans le grand livre de comptes, la modification des demandes d’informations sur les achats ou encore les modifications touchant la gestion des crédits clients2.

La clé du succès en matière d’automatisation des processus réside dans le choix des bons outils. Il ne s’agit pas simplement d’adopter une plate-forme RPA généraliste à l’échelle de l’entreprise, mais d’opter pour des solutions logicielles dédiées et flexibles, conçues sur mesure pour alléger le travail sur une fonction consolidée en particulier.

Si les entreprises sont en quête permanente de gains d’efficacité, il leur reste beaucoup à faire dans des domaines tels que les services financiers partagés. Les solutions d’automatisation spécialisées leur apportent aujourd’hui bon nombre de réponses et la Covid-19 est une incitation supplémentaire à enfin sauter le pas !

 

1 Étude de Thomson Reuters et SSON (Shared Services & Outsourcing Network)

2 Gains constatés chez les entreprises utilisant la solution RPA SAP de Winshuttle