Quand les messageries instantanées vont au-delà de leur fonction de plateforme d’échange

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Étude : Pourquoi faudrait-il se méfier des messageries instantanées ?    

 Selon une récente étude de Veritas Technologies, 75% des utilisateurs auraient déjà partagé des données strictement personnelles sur des messageries instantanées professionnelles.

 « Réfléchissez avant de partager des documents », c’est le message que Veritas Technologies souhaite faire passer. En effet, suite à une étude menée par le spécialiste de la gestion et de la protection de données, sur l’utilisation des outils de collaboration et de messagerie instantanées dans le cadre professionnel, le constat est sans appel. Les collaborateurs en France, comme à l’étranger, partagent énormément de données sensibles via ces applications sans réellement s’interroger sur les conséquences que cela pourrait avoir sur leur sécurité ou bien celle des entreprises pour lesquelles ils travaillent.

 De plus en plus connectés, les utilisateurs partagent énormément de données sensibles via les applications de messagerie instantanée professionnelles

 Au travers de cette dernière étude « Hidden Threat of Business Collaboration » menée auprès de 12 500 employés de bureau en Europe et aux États-Unis, Veritas Technologies souligne que de nombreuses informations, aussi bien personnelles que professionnelles, sont largement partagées sur les outils de collaborations et les messageries instantanées (MI) d’entreprises.

Sur l’ensemble des personnes interrogées, ils sont en effet 75% à échanger des données strictement personnelles comme des informations médicales (13%), leur salaire (11%) ou encore leurs informations bancaires (9%).

Mais les données personnelles ne sont pas les seules à être partagées par les collaborateurs. 71% des collaborateurs auraient déjà partagé des données sensibles de leur employeur sur ce type d’outils. Parmi elles, des informations clients (16%), des business plans (12%), des numéros de carte de crédit (7%) ou des résultats de test COVID (13%).

 Entrées dans les mœurs, les messageries instantanées vont au-delà de leur fonction de plateforme d’échange

L’étude Veritas Technologies a également mis en évidence le niveau de confiance des utilisateurs ainsi que le rôle que pouvaient jouer les outils de messagerie instantanée et de collaboration. Parfaitement adoptés par les collaborateurs, ces lieux d’échanges sont désormais les places fortes de la prise de décision et du business. Les utilisateurs acceptent et traitent une commande passée par ce biais dans un quart des cas, valident un contrat (25%) ou négocient une augmentation de salaire (20%) sur Zoom ou Microsoft Teams par exemple.

 « Suite à l’explosion des échanges de données sur ce type de plateformes, il est important de rappeler deux choses primordiales. Premièrement, ne partagez aucune donnée personnelle avec qui que ce soit, même au sein de votre entreprise. Ensuite, si vous souhaitez tout de même les partager, assurez-vous d’utiliser la bonne méthode en fonction du niveau de criticité. De plus, des informations contractuelles partagées (sans qu’aucune trace ne subsiste) peuvent a posteriori engendrer des problèmes juridiques ou de conformité, pénalisant aussi bien l’utilisateur que l’entreprise pour laquelle il travaille. Il en est de même pour les informations personnelles, d’autant plus qu’il est impossible de réellement savoir qui se trouve derrière l’écran », commenteJean-Pierre Boushira, Vice President South, Benelux & Nordics Region chez Veritas Technologies.

 De plus en plus connectés, les utilisateurs doivent se protéger et participer à la sécurité de leur employeur

 Même si près d’un tiers des collaborateurs a déjà été réprimandé pour le partage abusif de données sur les MI, 79% d’entre eux réitéreront à l’avenir. Pourtant, la moitié des salariés est convaincue que leur entreprise conserve une copie des échanges effectués sur les outils de collaboration.

Afin de se protéger, 58 % des répondants ont déclaré qu’ils effectuaient une copie des informations qu’ils partagent sur les systèmes de messagerie instantanée. Mais, plus étonnant, ils sont 54% à supprimer les documents originaux des conversations. Cela fait écho à la grande confiance que porte les collaborateurs à ce type d’outils lorsqu’il s’agit de constituer une preuve.

 Avec la démocratisation du télétravail suite à la crise sanitaire, de plus en plus d’employés passent par les applications de messagerie instantanée professionnelles pour accomplir leurs tâches ou collaborer au quotidien. C’est alors sans surprise qu’a été observé, lors de l’étude Veritas Technologies, une augmentation de 20% du temps passé par les salariés sur ce type d’applications (soit environ 24 min) depuis le début de la pandémie. Le temps de connexion à ces applications avoisine les deux heures et demie, tous pays confondus. Plus marquant encore, plus d’un employé sur 5 passerait plus de la moitié de leur journée de travail sur ces applications.

« Notre façon de communiquer a énormément changé depuis le début de la crise sanitaire. Les accords conclus sur les systèmes de messagerie ou autres applications peuvent être risqués pour les différentes personnes concernées. En tant qu’utilisateur, nous devrions nous demander si nous faisons bon usage de cette technologie, pour non seulement assurer notre sécurité mais celle de l’entreprise qui nous emploie », conclue Jean-Pierre Boushira.