Résistance au changement : pourquoi avons-nous tant de mal à adopter des solutions plus pratiques ?

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Résistance au changement : pourquoi avons-nous tant de mal à adopter des solutions plus pratiques ?

 Par Julien Stern, CEO d’Universign

L’adaptation des entreprises a toujours été une nécessité pour affronter l’avenir. Bien que la plupart d’entre elles aient souvent résisté à engager des transformations organisationnelles, managériales ou encore technologiques, il faut bien reconnaître que l’époque que nous traversons a permis de convaincre les plus sceptiques du bien-fondé de la transformation numérique.

La crise sanitaire a provoqué une vague massive de télétravail bouleversant notre quotidien et nos habitudes

 Cette pratique est ainsi devenue la norme et non plus une exception. Comme le relève les experts en neurosciences intégratives et cognitives tels que Gaetan de Lavilléon, Marie Lacroix et Emma Vilarem, « le confinement du printemps 2020 a joué un rôle de catalyseur dans le changement de modes de travail. Durant la première vague de la pandémie liée au coronavirus, deux salariés sur cinq furent concernés par le télétravail, dont la moitié qui n’avait jamais télétravaillé avant la crise sanitaire. »

Cette crise offre ainsi un exemple inédit d’une transformation à l’échelle nationale et ce qui peut paraître curieux, c’est que l’adhésion totale au télétravail est aussi survenue grâce à une forme de norme sociale qui pousse chacun à se conformer et à reproduire les comportements des individus environnants. La réflexion « s’ils peuvent le faire, moi aussi je peux le faire ! » prouve bien que l’adaptation est plus facile à vivre pour un individu ou une organisation quand le phénomène est vécu par la majorité.

L’acceptation et la contribution spontanée en faveur d’une transformation reposent ainsi principalement sur le sentiment que le changement est à la fois inévitable, bénéfique pour l’individu et son organisation, mais aussi que tous les moyens sont mis en œuvre pour favoriser le succès de ces transitions. La possibilité de travailler à distance grâce aux solutions numériques a donc été perçue comme providentielle face à une telle situation.

La généralisation du télétravail nécessite d’adapter nos pratiques pour diminuer la circulation du virus

A l’instar des outils de messagerie et de visioconférence, la signature électronique ne s’est pas imposée aussi vite qu’on aurait pu l’imaginer malgré les atouts qu’elle présente, particulièrement en cette période inédite. Pourtant aujourd’hui, pour bon nombre de raisons que chacun conçoit aisément, cet acte est devenu contraignant. Exemple d’actualité, si vous avez déjà dû vous rendre dans un centre de dépistage de la Covid-19, force est de constater que l’on recommande de se munir de son propre stylo. Ce qui renvoie à un acte qui nous a toujours paru anodin : l’écriture manuscrite et bien sûr, la signature qui nous caractérise tant. En tant qu’acte simple et courant, faisant partie du « monde d’avant », la signature manuscrite ne présentait aucune difficulté. Sauf qu’aujourd’hui ces gestes ne sont plus vraiment « barrière friendly ».

Les normes du monde d’après : les raisons de la passion du numérique

Avec le boom incroyable des activités à distance impulsé par cette crise sans précédent, la signature électronique tend à devenir la norme aussi bien pour les raisons sociales évoquées précédemment que grâce au grand nombre de bénéfices associés en termes de sécurité, d’économie et d’écologie.

Tout d’abord, la signature électronique est par essence un facteur de développement, elle fait partie désormais de la boite à outils d’aide à la vente et permet de développer des parcours de souscription en ligne. Par sa simplicité d’utilisation, elle accélère les transactions et permet de formaliser instantanément un accord en s’affranchissant des distances. Elle offre aussi la possibilité d’automatiser les processus en générant automatiquement des contrats, ce qui ouvre la voie à une petite révolution au sein des fonctions pour lesquelles ce type de tâches chronophages était une corvée.

L’apport technologique de la signature électronique est un véritable gage de sécurité. Sans rentrer dans la technicité des différents niveaux d’identification et de l’horodatage qualifié, les documents signés électroniquement sont datés de façon certaine et bénéficient d’une valeur juridique (valable devant les tribunaux) et d’une sécurité incontestables.

Enfin, si tous les documents papier de la planète étaient un jour dématérialisés ce serait non seulement autant d’arbres préservés mais également bon nombre de déplacements parfois inutiles évités, tout comme des envois postaux de tant de dossiers signés et contre signés. Un gage incroyable d’économie et d’empreinte carbone épargnée.

L’impulsion des dirigeants, point de départ essentiel dans un contexte de transformation

Le ruissèlement des bonnes pratiques a besoin de chenaux canalisateurs. Pour favoriser l’adoption plus rapide en temps de crise, nous l’avons vu précédemment, il faut que les changements soient aussi soutenus par l’ensemble de la chaîne managériale. Cette dernière doit être prête à mettre les moyens en œuvre pour améliorer l’organisation et ainsi faire preuve d’une capacité d’adaptation sans faille.

 Les bénéfices et différents avantages associés à la signature électronique méritent d’être connus et compris par les décideurs pour qu’ils puissent enfin franchir le pas. Une fois cette étape franchie, il reste encore la moitié du chemin à parcourir car les fonctions supports, RH, Achats, Juridiques et IT, doivent être en mesure d’avancer sereinement, pour tirer le meilleur parti des nouveaux outils dont bénéficieront à la fois les collaborateurs, mais aussi l’entreprise toute entière.